Die 6 wichtigsten Anforderungen an ein ERP-System

Der Markt für ERP-Systeme ist heute vielfältig. Es stehen eine ganze Reihe von Lösungen für verschiedenste Branchen zur Verfügung. Entsprechend weichen auch die vorhandenen Module und Features teils stark voneinander ab. Einige grundlegende Bausteine und Funktionen sollten in einer guten ERP-Software jedoch immer vorhanden sein.

Ein Basismodul ist beispielsweise das Finanz- und Rechnungswesen. Es ist dafür verantwortlich, dass betriebswirtschaftliche Vorgänge im Unternehmen korrekt verbucht werden. Auf dieser Basis ist es dann wiederum möglich, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Einige Beispiele sind die Berechnung von Steuern, die Bewertung von Beständen und die Erstellung von Jahresabschlüssen. Außerdem ist das Finanzwesen von höchster Bedeutung für die Beurteilung der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens. Oft sind in diesem Modul Controlling-Funktionen integriert, die Transparenz zu wichtigen Fragen wie Umsatz, Rentabilität und Liquidität liefern.

Die Materialwirtschaft (Logistik) ist ein weiteres grundlegendes Modul von ERP-Software. Sie ist dafür verantwortlich, alle Prozesse rund um die Lagerung von Material abzubilden. Einige Beispiele sind Wareneingänge und Warenausgänge, Umlagerungen, die Lager- und Bestandsverwaltung sowie Inventuren. Teils ist der Einkauf in dieses Modul integriert, teils auch separat abgebildet. In beiden Fällen hat ein Einkaufsmodul jedoch die Aufgabe, klassische Beschaffungsvorgänge wie Bedarfsmeldungen, Anfragen, Bestellungen, Reklamationen und Retouren zu unterstützen.

Auch ein Modul für den Vertrieb gehört zur Grundausstattung eines ERP-Systems. Durch diesen Baustein werden Features wie eine Kundenverwaltung, Tools zur Vertriebsorganisation und das gesamte Auftragsmanagement (Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen) bereitgestellt.

Neben diesen absoluten Basics haben viele ERP-Anbieter noch folgende Module in ihre Grundversion integriert:

• - CRM (Customer Relationship Management): Verwaltung und Gestaltung von Kundenbeziehung
• Personal (HRM): bietet Funktionen wie Personalverwaltung, Zeiterfassung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Business Intelligence (BI): Erstellung von betriebswirtschaftlichen Reports und Dashboards
• Projektverwaltung
• Produktion: Planung und Steuerung der Fertigungsprozesse (nur bei Branchenlösungen für die Industrie)
• Kundenservice (teils im Modul Vertrieb integriert)

ERP-Systeme sollten mit dem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Rahmenbedingungen anpassen können. Kommen beispielsweise neue Nutzer, Geschäftsbereiche oder gar Tochterunternehmen hinzu, sollten sich diese einfach in das ERP integrieren lassen. Möglich machen dies flexible Lizenzmodelle. Ähnliches gilt für zusätzlich benötigte Module und Funktionen. Idealerweise lassen sich diese flexibel hinzubuchen, um neue Geschäftsprozesse und -anforderungen schnell abbilden zu können. Auch aus technischer Sicht sollte das System skalierbar sein. Konkret heißt dies, dass die ERP-Software auch mit einer stark steigenden Datenmenge und Auslastung zurechtkommen muss. Oft lässt sich dieser Herausforderung besonders gut mit Cloud-Lösungen begegnen.

ERP-Software sollte nicht nur die kaufmännischen Grundfunktionen abdecken, sondern sich auch für die spezifischen Anforderungen einer bestimmten Branche eignen. Viele Anbieter haben sich daher auf eine bestimmte Branche spezialisiert oder bieten ihre Software in verschiedenen Brancheneditionen an.

Branchenlösungen bieten den großen Vorteil, dass sie die besonderen Prozesse eines Wirtschaftszweiges ohne aufwendige Anpassung problemlos abbilden können. Dies beschleunigt die ERP-Einführung und senkt die Projektkosten. Zudem liefern die Anbieter mit ihren Brancheneditionen häufig umfangreiche Best Practices, von denen Unternehmen signifikant profitieren.

ERP-Brancheneditionen existieren für unterschiedlichste Bereiche. Nur einige Beispiele sind Maschinen- und Anlagenbau, Automotive, Elektronik, Holzindustrie, Chemie, Pharma, Gesundheitswesen und der Dienstleistungssektor. Jeder dieser Bereiche hat individuelle Abläufe, Schnittstellenanforderungen und regulatorische Gegebenheiten, die durch Branchenlösungen besonders weitreichend unterstützt werden.

ERP kann nur dann erfolgreich sein, wenn eine große Akzeptanz der Nutzer gegeben ist. Der wichtigste Faktor ist in diesem Kontext die Benutzerfreundlichkeit. Denn nur logisch aufgebaute, verständliche und einfach zu bedienende Software wird von den Anwendern gerne verwendet. Beeinflusst wird die Usability unter anderem durch folgende Faktoren:

• nachvollziehbare Prozesse (Workflows)
• keine Überfrachtung mit Funktionen (Reduzierung auf das Notwendige)
• moderne Oberflächen (wie beispielsweise in privat genutzten Consumer-Apps)

Themen wie Industrie 4.0 und Digitalisierung sind allgegenwärtig. Realisierbar sind entsprechende Szenarien nur durch die weitreichende Vernetzung von Systemen im Unternehmen und über seine Grenzen hinaus. Daher ist ein zukunftsfähiges ERP stets offen gestaltet. Hierzu bietet es Möglichkeiten, branchenübliche Drittsysteme auf einfache Weise anzubinden. Üblicherweise lösen dies die Anbieter mit APIs (Standard-Schnittstellen).

Selbstverständlich sind Schnittstellen nicht nur für die digitale Transformation wichtig. Sie werden auch unabhängig davon benötigt, um einen reibungslosen Datenfluss im Unternehmen zu gewährleisten. Fehlt diese Eigenschaft, müssen Daten manuell von einem System in das andere übernommen werden. Das bremst die Prozesse und stellt immer eine Fehlerquelle dar.

In einem ERP-System werden geschäftskritische und personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet. Daher muss der Anbieter durch geeignete Features sicherstellen können, dass diese sensiblen Informationen in ausreichendem Maße vor Verlust und Manipulation geschützt sind. Denn nur dann können DSGVO-Verstöße und Know-how-Verluste durch Spionage wirksam verhindert werden.

Erreicht wird die Sicherheit der Daten durch mehrere grundlegende Maßnahmen. Zu nennen sind beispielsweise eine sichere Authentifizierung der Nutzer und eine gezielte Steuerung von Zugriffsrechten (Rollen und Berechtigungen). Auch die Datenbank muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Liegt sie im eigenen Haus (On-Premise), ist das Anwender-Unternehmen selbst hierfür verantwortlich. Bei Cloud-Lösungen liegt die Verantwortung hingegen beim ERP-Anbieter. Zu empfehlen sind in diesem Kontext insbesondere Systeme, die in deutschen, zertifizierten Rechenzentren gehostet werden.

Die Liste der Anforderungen an ein ERP-System könnte noch weiter fortgesetzt werden. Doch wenn die oben skizzierten Top 6 erfüllt sind, ist eine erfolgreiche ERP-Einführung bereits in hohem Maße sichergestellt. Denn wenn die Software neben den gängigen Grundmodulen die passenden Branchenfeatures bietet, sich einfach bedienen lässt, skalierbar und flexibel ist, sich problemlos in die vorhandene Systemlandschaft einfügt und obendrein die einschlägigen Datenschutzanforderungen erfüllt, sind die zentralen Kriterien erfüllt. Insofern sollten Unternehmen diese Aspekte besonders genau prüfen, um die Ziele ihrer ERP-Einführung zu erreichen und ihre Wettbewerbsfähigkeit somit nachhaltig zu stärken.