Die Einführung eines ERP-Systems ist mehr als ein reines IT-Projekt. Es handelt sich um eine weitreichende Maßnahme, die Einfluss auf sämtliche Abteilungen und Geschäftsprozesse eines Unternehmens nimmt. Daher sollte ein ERP-Projekt von Beginn an strukturiert geplant und durchgeführt werden. Hierfür gibt es Vorgehensweisen, die sich in der Praxis bewährt haben. Idealerweise erfolgt die ERP-Einführung in folgenden Schritten:
- Anforderungen analysieren
- ERP-Lastenheft erstellen
- Anbieter auswählen
- Pflichtenheft erstellen
- ERP-Implementierung starten
- Testsystem aufbauen
- Daten migrieren
- Mitarbeiter schulen
- Go-live
Im Folgenden werden diese Einzelschritte auf dem Weg zum neuen ERP näher beschrieben.
Anforderungsanalyse
Technische Anforderungen
Die technischen Anforderungen an das ERP müssen sehr detailliert sein. Zu strenge Vorgaben können sogar die spätere Anbieterauswahl unnötig einschränken. Dennoch sind einige Grundlagen zu klären:
- Soll die neue ERP-Lösung lokal installiert (On-Premise) oder in der Cloud (Cloud-ERP bzw. Software-as-a-Service) betrieben werden?
- Welche Schnittstellen zur bestehenden IT-Umgebung sind notwendig?
- Inwiefern soll die Software skalierbar und erweiterbar sein?
- Gibt es bestimmte Vorgaben im Hinblick auf das Betriebssystem oder die Datenbank?
Funktionale Anforderungen
Besonders wichtig für den Erfolg der ERP-Einführung ist die genau Definition der benötigten Funktionen. Empfehlenswert ist an dieser Stelle eine prozessorientierte Vorgehensweise. Das Unternehmen führt dabei zunächst eine Bestandsaufnahme aller Prozesse (Ist-Prozesse) durch. Im Anschluss werden diese Geschäftsprozesse mit den Beteiligten auf Verbesserungsmöglichkeiten hin untersucht. Denn die ERP-Implementierung sollte stets als Chance zur Prozessoptimierung betrachtet werden. Im Ergebnis erhalten Projektverantwortliche eine Sammlung der gewünschten Soll-Prozesse.
Auf Basis dieser Informationen lassen sich die fachlich-funktionalen Anforderungen an das ERP-System gemeinsam mit den Fachbereichen ableiten. Wichtig ist dabei, sich nicht in technischen Details zu verstricken. Dies würde die potenziellen ERP-Anbieter unnötig einschränken und den Blick auf andere (bessere) Lösungsansätze verstellen.
Erstellung des Lastenhefts
Auf Basis der Anforderungsanalyse wird das Lastenheft erstellt. Es handelt sich um das wichtigste Dokument im gesamten ERP-Software-Projekt. Denn das Lastenheft unterstützt die Anbieterauswahl und stellt sicher, dass Unternehmen ein ERP mit den passenden Eigenschaften erhalten. Aufgebaut ist das ERP-Lastenheft in der Regel wie folgt:
Kapitel 1: Beschreibung des Unternehmens
Kapitel 2: Produkte, Dienstleistungen und Marktumfeld
Kapitel 3: Stärken und Alleinstellungsmerkmale
Kapitel 4: Aktuelle IT-Landschaft (inkl. User-Anzahl)
Kapitel 5: Prozessorientierte Beschreibung funktionaler Anforderungen an das ERP-System (inkl. Reporting-Funktionen)
Kapitel 6: Zeitplan für die Einführung
Kapitel 7: Ansprechpartner für das ERP-Projekt
Dreh- und Angelpunkt ist das Kapitel 5. Es enthält die zuvor evaluierten Anforderungsbeschreibungen, die das Unternehmen an seine Enterprise Resource Planning Software stellt. Wichtig ist, dass in diesem Kapitel eine lösungsneutrale Formulierung gewählt wird. Das heißt: Das ERP-Lastenheft soll nicht die technische Umsetzung beschreiben - denn hierfür sind die ERP-Anbieter zuständig. Wichtig ist außerdem ein Detaillierungsgrad, der einerseits keine essenziellen Fragen offen lässt, andererseits jedoch auch nicht zur Überforderung des Lesers führt.
Anbieterauswahl
Sobald die Lastenhefterstellung abgeschlossen ist, kann das Unternehmen mit der Auswahl geeigneter ERP-Anbieter beginnen. Dazu erstellen Projekt-Verantwortliche zunächst eine Long List, die eine Grobauswahl potenzieller Kandidaten enthält. Diese werden sodann mit dem ERP-Lastenheft konfrontiert. Auf Basis der Rückmeldungen kann die Long List dann auf eine Short List (Liste der Top-Kandidaten) reduziert werden.
Long List
Um eine Long List zu erstellen, ist es zunächst notwendig, sich einen Überblick über den komplexen ERP-Markt zu verschaffen. Möglich ist dies beispielsweise über Messen, Fachliteratur und Recherchen im Internet. Unterstützend können außerdem ERP-Berater hinzugezogen werden, die den Markt für ERP Software gut kennen. Wie viele ERP-Anbieter auf der Long List stehen sollten, lässt sich pauschal nicht sagen. Ein grober Richtwert sind 10 bis 20 Software-Anbieter. Allgemein sind folgende Kriterien bei der Vorauswahl hilfreich:
- Welche ERP-Systeme können die eigenen Branchenanforderungen abdecken?
- Welche ERP-Anbieter haben das gewünschte Betriebsmodell (On-Premise vs. Cloud)?
- Welche Systeme stimmen grob mit den wichtigsten funktionalen Anforderungen überein?
Nun wird das ERP-Lastenheft an die ERP-Partner auf der Long List verschickt. Durch die entsprechenden Rückmeldungen erhalten Projektleiter detaillierte Einblicke in die Stärken und Schwächen der einzelnen Software-Hersteller und Systeme. Diese sollten ausgewertet und gegenübergestellt werden, um die Auswahl weiter einzugrenzen.
Short List
In diesem Schritt ist es das Ziel, die Long List auf eine Short List mit zwei bis maximal fünf Anbietern zu verkürzen. Neben den schriftlichen Rückmeldungen können hierbei auch kurze persönliche Treffen mit Präsentationen oder Demos der Lösungen hilfreich sein.
Mit den Anbietern auf der Short List werden sodann ausführlichere ERP-Workshops durchgeführt. Diese Events sollten stets auf den funktionalen Anforderungen basieren und den Software-Herstellern die Möglichkeit bieten, ihr ERP-System im Detail zu präsentieren. Neben fachlichen Themen kann im Rahmen der Workshops auch evaluiert werden, ob die zwischenmenschliche Chemie stimmt. Denn sie ist ebenfalls wichtig für ein erfolgreich umgesetztes ERP-Projekt.
Sind sämtliche Systeme bewertet und die ERP-Workshops abgeschlossen, fällt die Entscheidung hinsichtlich des neuen ERP-Systems. Dieser wichtige Schritt hat enorme Tragweite und sollte daher unter genauer Abwägung aller harten und weichen Faktoren erfolgen.
Erstellung des Pflichtenhefts
Mit dem ausgewählten ERP-Partner folgen nun weitere Meetings, in denen alle Informationen aus dem ERP-Lastenheft detailliert besprochen werden. Letzte Missverständnisse werden an dieser Stelle aus der Welt geschafft. Auf dieser Basis erstellt der neue Partner dann das sogenannte ERP-Pflichtenheft. Darin beschreibt er genau, wie er die Anforderungen an das ERP-System technisch umsetzen möchte.
Implementierung des ERP-Systems
Erstellung eines Test-Systems
Datenaufbereitung und Migration
Schulung der Mitarbeiter
Abschluss der ERP-Einführung: der Go-live
ERP-Einführung mit COBUS ConCept
Sie planen die Einführung einer ERP-Software für den Mittelstand? Sie suchen ein KMU-gerechtes ERP-System, das optimal zu Ihren Bedürfnissen passt? Dann sollten sie sich näher mit den ERP-Produkten von COBUS ConCept auseinandersetzen. Aufgrund der vielen Best Practices aus verschiedenen Branchen lassen sich die ERP-Systeme besonders zeitsparend implementieren. Zudem erarbeiten die erfahrenen ERP-Berater ein individuelles Vorgehensmodell für Sie, mit dem die ERP-Einführung schnell, zielgerichtet und sicher realisiert werden kann.