Vorteile von cloud-basierten ERP-Systemen

In der Anfangszeit war ERP-Software nur für große Konzerne geeignet. Für kleine und mittelständische Unternehmen waren sie schlicht zu teuer und zu komplex. Doch dank der Cloud können heute auch KMU die Vorteile von ERP-Systemen nutzen. Ein klarer Pluspunkt, den cloud-basierte ERP-Systeme bieten, sind die überschaubaren Kosten. Investitionen in teure Server-Hardware für den Betrieb sind nicht erforderlich. Ebenso müssen keine Software-Lizenzen angeschafft werden. Vielmehr zahlen Kunden eine planbare, meist monatliche Gebühr, die sämtliche Kosten abdeckt. Dazu zählen neben Nutzung der Software auch der Betrieb, die Wartung und Updates.

Weiterhin sind Cloud ERP Lösungen besonders flexibel. In aller Regel können zusätzliche Benutzer jederzeit hinzugebucht werden. Gleiches gilt für weitere Module, Add-ons und Funktionen. So passt sich das Cloud-ERP-System schnell und unkompliziert an neue Anforderungen an.

Ein weiterer Vorteil, den ERP aus der Cloud bietet, ist die Entlastung des eigenen IT-Teams. Denn wie bereits erwähnt, kümmert sich der ERP Cloud Anbieter um alle wichtigen Aufgaben rund um den Betrieb der Software. Somit können sich die eigenen IT-Mitarbeiter um wichtigere, strategische Themen kümmern.

Gegenüber einem traditionellen On Premise ERP lassen sich Cloud ERP Systeme außerdem deutlich schneller implementieren, da der Aufwand für die lokale Installation entfällt. Es ist meist nur eine initiale Konfiguration erforderlich, um cloud basierte ERP Systeme zu nutzen. Auch der Schulungsaufwand ist in vielen Fällen überschaubar. Dies gilt vor allem, wenn der ERP Cloud Anbieter Wert auf eine intuitive Gestaltung seiner Lösung legt.

Auch im Hinblick auf moderne Arbeitsformen wie hybrides und mobiles Arbeiten bietet Cloud ERP Vorteile. Denn um auf ERP Cloud Lösungen zuzugreifen, ist lediglich ein Endgerät mit einem gängigen Internet-Browser erforderlich. Somit können Nutzer problemlos von jedem Ort auf die Software zugreifen. In vielen Fällen funktioniert dies mittlerweile auch über Apps für das Smartphone und Tablet. Bei einem On Premise ERP ist der mobile Zugriff hingegen meist deutlich komplizierter. Oft müssen hier zunächst Zugriffswege wie ein VPN-Tunnel hergestellt werden.

Anders als On-Premise-Lösungen werden Cloud ERP Systeme fortlaufend und automatisch mit Updates versorgt. Somit bleiben Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Technik. Hierdurch sind sie wiederum in der Lage, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern sowie den Automatisierungsgrad zu steigern. Diese Eigenschaft bringt enorme Vorteile im Wettbewerb.

Auch organisatorisch ist der Update-Prozess im Falle von Cloud-ERP-Systemen vorteilhaft. Denn bei lokalen ERP-Systemen verursachen Wartungs- und Update-Arbeiten Ausfallzeiten und müssen meist nachts oder an Wochenenden erfolgen. Letzteres belastet natürlich das interne IT-Team. Außerdem kann ein Update dazu führen, dass im Nachgang Fehler auftreten. Bei ERP-Software aus der Cloud sind die Update-Zeitfenster hingegen meist sehr klein. Zudem ist der ERP Cloud Anbieter in der Verantwortung, dass alle Prozesse auch nach der Systemaktualisierung fehlerfrei laufen.

Ein ERP Cloud System lässt sich darüber hinaus hervorragend skalieren. Wächst das Unternehmen oder kommen gar neue Standorte hinzu, so buchen Kunden bei ihrem Cloud-ERP-Anbieter einfach neue Benutzer. Bei einem klassischen, lokal installierten ERP-System ist dies nicht ohne Weiteres möglich. Hier müssen zunächst zusätzliche Lizenzen gekauft werden. Darüber hinaus kann es notwendig sein, die Server Hardware im Hinblick auf die Rechenleistung und den Speicherplatz aufzurüsten, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Solche Maßnahmen sind teuer und langwierig, wodurch das Wachstum des Unternehmens gebremst wird. Anders sieht es beim ERP Cloud Computing aus: Hier kümmert sich der Anbieter darum, dass stets ausreichende IT-Ressourcen zur Verfügung stehen.

Wie bereits erwähnt, entwickeln ERP Cloud Anbieter ihre Lösungen kontinuierlich weiter. Selbstverständlich befassen sie sich dabei auch mit innovativen Technologien. Beispielsweise werden derzeit immer mehr ERP Cloud Systeme mit Künstlicher Intelligenz ausgestattet, die bestimmte Aufgaben unterstützen oder sogar vollständig übernehmen kann. Stärken hat KI beispielsweise in der Analyse großer Datenmengen. In diesen Daten erkennt sie Trends, Normabweichungen und Muster, die wertvolle neue Einblicke darstellen. Basierend darauf lassen sich bessere Geschäftsentscheidungen treffen. Zudem hat Künstliche Intelligenz großes Potenzial bei der Automatisierung von Prozessen.

Ein weiteres Beispiel für moderne Technologien im ERP-Umfeld ist das Internet der Dinge, kurz IoT. Interessant ist dieses Betätigungsfeld vor allem in Branchenlösungen für produzierende Unternehmen. Denn das IoT bietet die Möglichkeit, Objekte wie Anlagen und Maschinen der Fertigung an das ERP-System anzubinden. So sind Echtzeit-Einblicke in Produktionsprozesse möglich. Zudem lässt sich die Produktionsplanung- und Steuerung wesentlich verbessern.

Wer auf cloud-basierte Software setzt, gibt Unternehmensdaten außer Haus. Anders als man möglicherweise vermuten könnte, birgt dies jedoch kein besonderes Sicherheitsrisiko. Im Gegenteil: Professionelle ERP Cloud Anbieter halten höchste Sicherheitsstandards ein. Sie hosten die Systeme in sicheren, zertifizierten Rechenzentren, deren Standort sich häufig in Deutschland oder zumindest in der EU befindet. Letzteres gewährleistet, dass die strikten Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Auch in puncto Cybersicherheit erreichen die Rechenzentren der ERP-Anbieter ein Level, das gerade kleine und mittelständische Unternehmen in ihren eigenen, lokalen IT-Umgebungen nicht abbilden könnten.

Im Übrigen bietet Cloud ERP nicht nur Vorteile im Hinblick auf die Einhaltung von Datenschutzgesetzen. Die Systeme helfen Unternehmen auch dabei, andere rechtliche Vorgaben einzuhalten. Ob in den Bereichen Buchhaltung, Bilanzierung und Steuern oder bei branchenspezifischen Regularien: ERP Cloud Anbieter sind stets bestrebt, neue Gesetzesvorgaben umgehend in ihren Lösungen abzubilden, sodass ihre Kunden jederzeit compliance-konform agieren.

Insgesamt wird deutlich, dass ein Cloud ERP zahlreiche Vorteile bietet. Zunächst erfordert es wesentlich geringere Anfangsinvestitionen als das klassische On Premise ERP. Damit eröffnet es auch Unternehmen mit geringerer Finanzkraft den Zugang zu modernen, digitalen Geschäftsprozessen. Gleichzeitig ist cloud basiertes ERP besonders flexibel. Es lässt sich sehr schnell an neue Anforderungen anpassen und wächst dank Skalierbarkeit problemlos mit einem Unternehmen mit.

Weiterhin haben Cloud ERP Systeme den Vorteil, dass sich der Anbieter um allen technischen Aufgaben rund um den Betrieb der Lösungen kümmert. Das verkürzt die Einführungszeit und entlastet das interne IT-Team enorm. Hinzu kommt, dass die cloud-basierte Software fortlaufend aktualisiert wird. So kommen Unternehmen ohne zusätzlichen Aufwand in den Genuss neuer Technologien, die sie zu ihrem Vorteil nutzen können.

Darüber hinaus eignet sich cloud basiertes ERP hervorragend für das mobile Arbeiten. Die Sicherheit kommt ebenfalls nicht zu kurz. Cloud ERP ist sogar sicherer als viele On-Premise-Szenarien. Dies gilt nicht nur im Hinblick auf den Datenschutz, sondern auch für die Einhaltung verschiedenster Compliance-Vorgaben.

Kurzum: ERP-Software aus der Cloud ist traditionellen ERP-Lösungen in vielen Punkten überlegen. Daher ist es wenig verwunderlich, dass insbesondere KMU immer häufiger auf dieses Betriebsmodell setzen, um ihre Digitalisierung voranzutreiben und sich langfristig im Wettbewerb zu behaupten.